Cambio de empleador y seguridad social: qué reportar, qué verificar y cómo evitar errores [2026]

Cambiar de trabajo en Colombia no significa que pierdes tu EPS, tu fondo de pensiones o tu ARL. Esas afiliaciones son personales y se mantienen. Lo que cambia es quién paga los aportes y quién reporta las novedades ante la PILA.

Cuando empiezas con un nuevo empleador, él pasa a ser tu aportante: debe afiliarte a los subsistemas (si no lo estás) y reportar tu ingreso a través de la PILA. Cuando terminas con un empleador anterior, él debe reportar tu retiro. Si alguno de los dos no lo hace correctamente, pueden generarse problemas de afiliación múltiple, falta de cobertura o inconsistencias en el SAT.

Los aportes a seguridad social en Colombia se pagan a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), administrada por operadores de información autorizados. Cada mes, el empleador liquida y paga los aportes de todos sus trabajadores. Los conceptos que se pagan son:

• Salud (EPS): 12,5% del IBC (8,5% empleador + 4% empleado).
• Pensión (AFP/Colpensiones): 16% del IBC (12% empleador + 4% empleado).
• ARL: 0,522% a 6,96% según riesgo laboral (100% empleador).
• Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF: 9% adicional (100% empleador) si aplica.

Si eres trabajador dependiente, no tienes que hacer ningún trámite de afiliación tú mismo: tu empleador lo hace. Pero sí debes verificar que lo haya hecho correctamente.

Cuando terminas una relación laboral, tu empleador anterior está obligado a reportar la novedad de retiro (RET) en la PILA del último periodo en que trabajaste. Esta novedad informa a EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación que ya no hay obligación de cotizar por ti desde ese empleador.

Código en PILA: RET (Retiro). Quién lo reporta: El empleador anterior. Cuándo: En la planilla del último periodo trabajado, indicando la fecha de retiro (el día siguiente al último día laborado). Qué pasa si no lo hace: El empleador sigue generando cobros, apareces como activo cuando no lo estás y puedes tener problemas con tu historia laboral ante la UGPP.

El retiro se reporta en la misma PILA donde se pagaron los aportes del último periodo. El empleador debe marcar la casilla de retiro e indicar la fecha exacta. Si el empleador se olvida, puedes contactarlo para que regularice la situación o, si no responde, acudir a la UGPP.

Según el Decreto 780 de 2016 (artículo 3.2.7.1), el aportante es responsable de mantener actualizada la información del afiliado, incluyendo las novedades de ingreso y retiro.

Tu nuevo empleador debe reportar la novedad de ingreso (ING) en la PILA desde el primer periodo en que trabajes con él. Esto activa la obligación de cotizar a salud, pensión, ARL y parafiscales por tu cuenta.

Código en PILA: ING (Ingreso). Quién lo reporta: El nuevo empleador. Cuándo: En la planilla del primer periodo trabajado, con la fecha de ingreso igual al primer día de labores. Qué pasa si no lo hace: No estás cubierto por ARL (riesgo laboral) y puedes tener problemas si sufres un accidente de trabajo. Tampoco se están haciendo aportes a tu pensión ni a tu EPS.

El ingreso debe reportarse antes de que empieces a trabajar. Si el empleador lo reporta después, esos días sin cobertura pueden generar inconvenientes. Como trabajador, tienes derecho a exigir que tu empleador te afilie desde el día uno.

Si tu nuevo empleador no te afilia, puedes reportarlo a la UGPP o al Ministerio de Trabajo. La ley establece sanciones de hasta 1 SMMLV por trabajador no afiliado (Ley 100 de 1993, artículo 271).

No. Cambiar de empleador no cambia automáticamente tu EPS, tu fondo de pensiones ni tu ARL. Lo único que cambia es quién paga los aportes.

• EPS: Sigues en la misma EPS a menos que solicites un traslado voluntario. El nuevo empleador reporta tu ingreso y la EPS continúa siendo la misma. Si quieres cambiar de EPS, revisa la guía de traslado de EPS por Mi Seguridad Social.
• Fondo de pensiones: Sigues en el mismo fondo (Colpensiones, Porvenir, Protección, Colfondos o Skandia). Si quieres cambiarte, debes hacer el trámite de traslado. Lee la guía de Colpensiones o fondo privado para entender las diferencias.
• ARL: Cambia según el riesgo del nuevo empleador. Cada empleador tiene su propia ARL contratada según su actividad económica. Cuando cambias de trabajo, la ARL del nuevo empleador te cubre desde el día uno.

Excepción: Si al cambiar de empleador cambias también de régimen (de contributivo a subsidiado o viceversa), ahí sí hay un cambio en tu entidad. Esto ocurre si pasas de tener contrato laboral a no tener ingresos, o viceversa.

Aunque el empleador es quien reporta las novedades, tú como trabajador debes verificar que todo esté en orden. Estos son los pasos recomendados:

1. Verifica tu afiliación en ADRES BDUA

Ingresa a servicios.adres.gov.co/BDUA/Consulta-Afiliados-BDUA e ingresa tu número de cédula. El sistema te mostrará: - Tu EPS actual. - El régimen (contributivo o subsidiado). - El estado (activo, retirado, suspendido).

Si después del cambio de empleador tu estado aparece como "retirado" o "suspendido", el nuevo empleador no ha reportado tu ingreso correctamente. Consulta la guía para consultar EPS por cédula.

2. Confirma la continuidad de aportes

Pide a tu nuevo empleador el comprobante de pago de la PILA del primer mes. Verifica que: - Tu nombre y documento estén correctos. - El IBC (Ingreso Base de Cotización) coincida con tu salario. - Los aportes a salud, pensión y ARL estén incluidos. - La fecha de ingreso sea la correcta.

3. Revisa tu historial en Mi Seguridad Social

Ingresa a miseguridadsocial.gov.co y consulta tus datos. Si ves inconsistencias (afiliación múltiple, régimen incorrecto, datos desactualizados), sigue los pasos para resolverlas. El SAT concentra las novedades de salud y te permite actualizar tus datos.

4. Guarda los soportes

Conserva: - El certificado laboral del empleador anterior (con fechas). - Los comprobantes de pago de PILA del nuevo empleador. - Las capturas de pantalla de ADRES y Mi Seguridad Social. - Cualquier comunicación con la EPS o el empleador sobre la afiliación.

Las novedades de seguridad social tienen plazos específicos que debes conocer:

| Novedad | Quién la reporta | Plazo máximo | Consecuencia si no se reporta | |---|---|---|---| | RET (Retiro) | Empleador anterior | En la planilla del último periodo | Seguir generando cobros, historia laboral incorrecta | | ING (Ingreso) | Nuevo empleador | Antes del primer día de labores | Sin cobertura ARL, aportes no registrados | | Actualización en SAT | Trabajador | Inmediatamente después del cambio | Inconsistencias en acceso al portal | | Verificación ADRES | Trabajador | Dentro de los primeros 15 días | No detectar errores de afiliación a tiempo |

Los empleadores tienen hasta el día 16 del mes siguiente (según el dígito de verificación del NIT) para pagar la PILA del periodo anterior. Si tu fecha de ingreso es después del periodo de pago, el empleador puede pagar en el mes siguiente e incluir los días trabajados.

Si tu empleador anterior no reportó el retiro a tiempo, el sistema puede generar cobros indebidos. En ese caso, contacta a tu empleador anterior o, si no responde, a la UGPP.

Estos son los problemas más comunes que puedes encontrar:

1. Afiliación múltiple en el SAT

Apareces registrado en dos EPS o con dos empleadores activos al mismo tiempo. Esto ocurre cuando el empleador anterior no reportó tu retiro y el nuevo reportó tu ingreso.

Solución: Contacta al empleador anterior para que reporte el retiro retroactivo. Si no responde, acude a la EPS para que gestionen la novedad o consulta la guía de afiliación múltiple en SAT.

2. Inconsistencia de régimen de salud

El SAT muestra un régimen distinto al que te corresponde (contributivo vs. subsidiado). Esto pasa cuando tus datos no están sincronizados con SISPRO.

Solución: Revisa tus datos en ADRES y confirma con tu EPS. Si los datos son incorrectos, la EPS debe corregirlos. Lee la guía de inconsistencia de régimen de salud en SAT.

3. El nuevo empleador no te afilia desde el día uno

Algunos empleadores tardan en reportar el ingreso. Esto significa que no estás cubierto por ARL desde tu primer día.

Solución: Exige por escrito que te afilien desde tu fecha de inicio. Si no lo hacen, reporta a la UGPP. Los días sin afiliación no cuentan para tu historia laboral.

4. Datos desactualizados en el SAT

Al cambiar de empleador, tus datos de contacto (correo, teléfono, dirección) pueden quedar desactualizados. El SAT usa estos datos para validar tu identidad.

Solución: Actualiza tus datos en miseguridadsocial.gov.co. Revisa la guía de actualización de datos en SAT.

5. Error en el IBC o en los aportes

Tu nuevo empleador puede reportar un IBC incorrecto (menor al que corresponde a tu salario). Esto afecta tus aportes a pensión y salud.

Solución: Revisa la primera planilla PILA que pague tu empleador. Si el IBC no coincide, pide la corrección. Si no lo hacen, la UGPP puede sancionar al empleador.

Antes del cambio:

• [ ] Confirma con tu empleador actual la fecha exacta de tu último día laborado.
• [ ] Pide tu certificado laboral con las fechas de ingreso y retiro.
• [ ] Guarda tus últimos comprobantes de pago de nómina.
• [ ] Verifica tu EPS actual en ADRES BDUA.
• [ ] Asegúrate de que tu correo y teléfono estén actualizados en el SAT.

Después del cambio (primera semana):

• [ ] Pide a tu nuevo empleador el comprobante de afiliación o el primer pago de PILA.
• [ ] Verifica en ADRES que tu estado haya cambiado a "activo" con el nuevo empleador.
• [ ] Confirma que el IBC reportado coincide con tu salario.
• [ ] Revisa que no haya duplicidad de afiliación en el SAT.
• [ ] Si cambiaste de régimen (contributivo a subsidiado o viceversa), verifica que la EPS corresponda.

Durante el primer mes:

• [ ] Accede a Mi Seguridad Social y confirma que tus datos estén actualizados.
• [ ] Si tu empleador ofrece caja de compensación, verifica que estés registrado.
• [ ] Guarda todos los soportes en un lugar seguro (digital o físico).
• [ ] Si encuentras errores, actúa dentro de los primeros 15 días para evitar que se acumulen.

¿Pierdo mi EPS si cambio de trabajo? No. Tu EPS sigue siendo la misma. Solo cambia quién paga los aportes. El nuevo empleador debe reportar tu ingreso y la EPS continúa. Si quieres cambiarte de EPS, debes solicitar el traslado voluntario.

¿Qué pasa con mi pensión si cambio de empleador? Tu fondo de pensiones (Colpensiones o el fondo privado) sigue siendo el mismo. Las semanas cotizadas se acumulan sin importar cuántos empleadores tengas. El nuevo empleador reporta tus aportes a pensión desde el primer mes.

¿Qué hago si mi empleador anterior no reportó mi retiro? Contacta a tu empleador anterior y pídele que regularice la novedad. Si no responde, puedes acudir a la UGPP para reportar la omisión. Mientras no se reporte el retiro, el sistema puede generar cobros indebidos.

¿Mi nuevo empleador tiene que afiliarme a una ARL nueva? Sí. Cada empleador tiene su propia ARL según su actividad económica. Tu nuevo empleador debe afiliarte a su ARL desde tu primer día de trabajo. Si no lo hace, no estás cubierto en caso de accidente laboral.

¿Qué significa afiliación múltiple en el SAT? Significa que apareces registrado en más de una EPS o con más de un empleador activo al mismo tiempo. Esto ocurre cuando el empleador anterior no reportó el retiro. Debes resolverlo para evitar problemas con tu cobertura. Consulta la guía de afiliación múltiple en SAT.

¿Cuánto tiempo tengo para verificar mi afiliación después del cambio? Lo ideal es verificarlo durante los primeros 15 días después de empezar con el nuevo empleador. Así detectas errores a tiempo y puedes corregirlos antes de que afecten tu cobertura.

¿Qué hago si mi nuevo empleador no me afilia? Tienes derecho a exigir la afiliación desde el primer día. Si se niega, puedes presentar una denuncia ante el Ministerio de Trabajo o reportarlo a la UGPP. La no afiliación es una infracción grave.

¿El cambio de empleador afecta mi historial de semanas cotizadas? No. Las semanas cotizadas se suman independientemente del empleador. Siempre que los aportes se paguen correctamente a través de la PILA, las semanas se acumulan en tu historia laboral.

¿Puedo tener dos empleadores activos al mismo tiempo? Sí, si trabajas para dos empresas distintas (pluriempleo). Cada empleador debe reportar tu ingreso por separado y pagar los aportes correspondientes. Tu EPS y fondo de pensiones son los mismos para ambos empleadores. En este caso, cada empleador cotiza sobre el salario que te paga.